4 วิธี วิเคราะห์รายการทางบัญชีอย่างมืออาชีพ
4 วิธี วิเคราะห์รายการทางบัญชีอย่างมืออาชีพ
ระบบบัญชีที่ดีจะต้องบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจต่างๆ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าจะสามารถรวบรวมข้อมูลได้อย่างครบถ้วน และเชื่อถือได้ เพื่อนำไปจัดทำงบการเงิน
ธุรกรรมทางธุรกิจ คืออะไร ?
ธุรกรรมทางธุรกิจ จะมุ่งเน้นเกี่ยวกับกิจกรรม หรือเหตุการณ์ที่สามารถประเมินได้ในแง่ของตัวเงิน และส่งผลกระทบต่อสถานะทางการเงินในการทำธุรกิจ ล้วนมีผลกระทบต่อองค์ประกอบทางบัญชี ไม่ว่าจะเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของทุน รายได้ หรือค่าใช้จ่าย ซึ่งสามารถจำแนกได้เป็น 2 ประเภท
- รายการแลกเปลี่ยน
เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนทางกายภาพ เช่น การซื้อ การขาย การชำระจากลูกหนี้ และการจ่ายชำระเงินต่างๆ
- รายการที่ไม่มีการแลกเปลี่ยน
คือ กิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนทางกายภาพ แต่อาจมีการเปลี่ยนแปลง หรือส่งผลกระทบต่อมูลค่าของค่าเงิน เช่น การสึกหรอของอุปกรณ์ ค่าเสียหายจากอัคคีภัย หรือการเสียหายจากพายุ เป็นต้น
เพื่อให้ธุรกรรมทางธุรกิจเข้าหลักเกณฑ์ มีความน่าเชื่อถือ และสามารถเก็บข้อมูลได้ครบถ้วน กิจกรรมหรือเหตุการณ์ในธุรกิจจะต้องประกอบด้วย
- เป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรง
การแบ่งแยกระหว่างแนวคิดทั่วไปกับสมมติฐานทางบัญชีออกจากกันอย่างชัดเจน จะช่วยให้เห็นภาพเกี่ยวกับการทำรายการของธุรกิจในภาพรวม และสิ่งที่เป็นการดำเนินการของเจ้าของบริษัท (ซึ่งอาจมีมากกว่าหนึ่งราย)
โดยสมมติว่ามีนาย A ซึ่งเป็นเจ้าของบริษัท A โปรดักชั่น ซื้อรถยนต์เพื่อใช้ส่วนตัวโดยใช้เงินของตัวเอง สิ่งเหล่านี้จะไม่ถูกบันทึกในรายการของบริษัท ด้วยเหตุผลว่า ทั้งหมดนี้ไม่ได้เกี่ยวอะไรกับการทำธุรกิจแม้แต่น้อย แต่ถ้าบริษัทดังกล่าวซื้อรถบรรทุกส่งของ สิ่งนี้ต่างหากจะถูกบันทึกในรายการธุรกิจของบริษัท
หรืออีกตัวอย่างหนึ่ง หากนาย B ลงทุนเงินตัวเงินกว่า 500,000 บาทในบริษัท สิ่งนี้จะถูกบันทึกในรายการของบริษัทได้หรือไม่ โดยสิ่งสำคัญคือการตั้งคำถามว่า “สิ่งนี้จะเกี่ยวกับบริษัทไหม” และหากใช่ ก็สามารถกล่าวได้ว่าเป็นรายการธุรกิจโดยตรง
โดยนึกเสมอว่าธุรกิจต่างๆ ควรจะถูกมองให้เป็นธุรกิจ และแยกธุรกรรมอื่น ๆ ที่เหล่าเจ้าของบริษัทต่างนำเงินไปใช้เพื่อตัวเอง
- มีลักษณะทางการเงิน (ในจำนวนเงินที่ชัดเจน)
รายการต่างๆ จะต้องเกี่ยวข้องกับมูลค่าทางการเงิน ซึ่งหมายถึงจำนวนเงินที่ชัดเจนในการระบุองค์ประกอบต่าง ๆ หรือจำนวนเงินที่มีผลกระทบต่อบัญชี
ยกตัวอย่างเช่น บริษัท A โปรดักชั่น ได้ให้บริการบันทึกวีดิโอ และคาดหวังที่จะได้รับเงินค่าตอบแทน 300,000 บาทภายใน 10 วัน ซึ่งกรณีนี้จะเห็นได้ชัดเจนว่า รายได้ของบริษัทและเงินที่จะได้รับจะอยู่ที่ 300,000 บาท
เพียงแค่คำสั่งซื้อของลูกค้าไม่ถือว่าเป็นธุรกรรมทางธุรกิจที่สามารถบันทึกได้ ควรมีการขายหรือการให้บริการตามจริงก่อนเพื่อให้บริษัทมีรายได้
- มีองค์ประกอบทางธุรกิจให้เป็นคู่ขนานกัน
ทุก ๆ รายการต่างมีผลลัพธ์ที่คู่ขนานกัน ซึ่งมูลค่าของเงินที่ได้รับ ก็จะนำไปสู่การประเมินมูลค่าของสิ่งที่จะต้องจ่าย เช่นเดียวกับการมีเดบิต ก็จะต้องมีเครดิตควบคู่กัน สิ่งนี้ถือเป็นแนวคิดของระบบบัญชีคู่ที่เราทราบกันดี
ยกตัวอย่างเช่น บริษัท A โปรดักชั่น ได้ซื้อโต๊ะกับเก้าอี้มูลค่า 30,000 บาท โดยบริษัทได้รับโต๊ะและเก้าอี้ ซึ่งถือเป็นการเพิ่มมูลค่าสินทรัพย์ (เพิ่มในส่วนของอุปกรณ์สำนักงาน) ในขณะเดียวกัน บริษัทจ่ายเงินสดเป็นค่าสิ่งของออกไป สิ่งนี้นำไปสู่การลดมูลค่าทางสินทรัพย์ (ลดในส่วนของเงิน)
- การสนับสนุนด้วยหลักฐานและเอกสารต่าง ๆ
สำหรับการบัญชีที่ดี และแนวปฏิบัติสำหรับการควบคุมภายในนั้น ธุรกรรมทางธุรกิจจะต้องได้รับการสนับสนุนในด้านหลักฐานและเอกสารที่มีแหล่งที่มา ซึ่งถือเป็นพื้นฐานในการจดบันทึกรายการในบัญชีรายวัน
เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกรายการ ได้แก่ ใบเสร็จตัวจริงที่ออกให้เมื่อได้รับเงิน ใบแจ้งหนี้สำหรับรายการขายต่างๆ ใบสำคัญการจ่ายเงินสำหรับเงินสด สถานะของบัญชีจากบริษัทเจ้าหนี้ ใบแจ้งหนี้จากเจ้าหนี้ ตั๋วสัญญาใช้เงิน และเอกสารอื่นๆ ทางธุรกิจ
สิ่งแรกที่นักบัญชีควรดำเนินการ คือ การรวบรวมหลักฐานและเอกสารที่มีแหล่งที่มาต่างๆ และพิจารณาถึงผลกระทบของธุรกรรมทางธุรกิจต่อบัญชีของบริษัท ซึ่งหลังจากนั้นนักบัญชีสามารถบันทึกการทำธุรกรรมผ่านรายการรายวันได้
เกร็ดความรู้กับธรรมนิติ : 4 วิธี วิเคราะห์รายการทางบัญชีอย่างมืออาชีพ
อ้างอิง : https://thaicpdathome.com/article/detail/69/4-%E0%B8%A7%E0%B8%B4%E0%B8%98%E0%B8%B5-%E0%B9%83%E0%B8%99%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%A7%E0%B8%B4%E0%B9%80%E0%B8%84%E0%B8%A3%E0%B8%B2%E0%B8%B0%E0%B8%AB%E0%B9%8C%E0%B8%A3%E0%B8%B2%E0%B8%A2%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%97%E0%B8%B2%E0%B8%87%E0%B8%9A%E0%B8%B1%E0%B8%8D%E0%B8%8A%E0%B8%B5
