เอกสารที่ฟรีแลนซ์ต้องใช้เมื่อเริ่มรับงาน

คนทำงานเป็นฟรีแลนซ์ หรือ Freelancer มีวิธีการรับงานหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น รับงานตามช่วงเวลา รับงานตามโปรเจกต์ รับงานเป็นฟรีแลนซ์ประจำ แล้วแต่ว่าคุณจะตกลงกับลูกค้าแบบไหน   แต่ปัญหาที่ฟรีแลนซ์หลายคนเผชิญบ่อยครั้งคือ ลูกค้าตัดสินใจไม่เลือกจ้างงาน เพราะไม่มั่นใจในความเป็นมืออาชีพ หรือกังวลว่าจ้างทำแล้วไม่จบงาน สูญเสียค่าจ้างไปฟรีๆ  ในส่วนนี้ สิ่งที่จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้ทั้งคนเป็นฟรีแลนซ์และลูกค้ามั่นใจต่อกันได้ คือการทำเอกสารเพื่อสร้างสัญญาระหว่างกัน ตั้งแต่เริ่มรับงาน ระหว่างการทำงานจนกระทั่งจบงาน โดยเอกสารเบื้องต้นที่ฟรีแลนซ์ควรทำมีดังนี้ค่ะ

ใบเสนอราคา

เอกสารที่เกี่ยวข้องอันแรกก็คือ ใบเสนอราคา หลังจากที่ทราบรายละเอียดงานจากลูกค้าแล้ว เราต้องประเมินราคาและออกใบเสนอราคาให้กับลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษร

สิ่งที่ควรระวังในการออกใบเสนอราคา ก็คือ

• ควรแจ้งรายละเอียดการให้บริการและราคาให้ชัดเจน
• ระบุเงื่อนไขการให้บริการให้เรียบร้อย เช่น แก้ไขงานได้ 3 ครั้ง ครั้งถัดไปอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม
• กำหนดระยะเวลาในการทำงาน
• ระบุชื่อ และช่องทางการติดต่อ เผื่อลูกค้ามีคำถามเพิ่มเติม หรือตัดสินใจจะจ้างงานจะได้ติดต่อเราได้ง่ายๆ

การออกใบเสนอราคาให้ลูกค้าทุกครั้งที่เริ่มรับงาน เป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะมันบ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพ และความน่าเชื่อถือของฟรีแลนซ์ นอกจากนี้ หากลูกค้าตกลงจ้างงานแล้ว อย่าลืมให้ลูกค้าเซ็นรับใบเสนอราคาก่อนเริ่มงานด้วยนะ

ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เป็นเอกสารสำคัญถัดมาสำหรับการรับงาน เพราะเป็นเอกสารที่ใช้เรียกเก็บเงินจากลูกค้าหลังจากทำงานเสร็จ หรือบางครั้งเราอาจจะเก็บค่ามัดจำมาก่อน หรือเก็บเงินเป็นงวดๆ ตามความสำเร็จของงานก็ได้

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ ก็อย่าลืมเช็กรายละเอียดเหล่านี้ให้ดีๆ

• รายละเอียดงานต้องสอดคล้องกับใบเสนอราคาที่ตกลงไว้กับลูกค้า
• ระบุระยะเวลาเครดิต หรือระยะเวลาการจ่ายเงินให้รัดกุม เช่น ชำระภายใน 15 วันหลังจากนี้
• ใส่รายละเอียดเลขที่บัญชีเพื่อรับชำระเงิน ไว้ในหมายเหตุให้ชัดเจน
• ทุกครั้งที่วางบิลหรือแจ้งหนี้ลูกค้า ต้องจัดทำต้นฉบับ และสำเนา เสมอ
• ควรแนบใบเสนอราคาไปทุกครั้งเพื่ออ้างอิงการวางบิล เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการทำจ่ายชำระ
• ให้ลูกค้าเซ็นรับใบแจ้งหนี้เสมอ และเก็บสำเนาไว้ที่ตัวเรา

รู้หรือไม่ว่าใบแจ้งหนี้ที่มีลายเซ็นของลูกค้า เป็นเอกสารชั้นดีที่แสดงว่าลูกค้ายอมรับที่จะชำระค่าบริการกับเรา หรือเป็นหนี้เราแล้ว และหลังจากนี้ก็คือ รอให้ลูกค้าชำระค่าบริการให้ตรงตามเวลานั่นเอง

ใบเสร็จรับเงิน 

หลังจากได้รับชำระเงินจากลูกค้าแล้ว อย่าลืมออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า เพื่อยืนยันการรับเงินนะคะ

การออกใบเสร็จรับเงินส่วนใหญ่มักทำควบคู่กับการออกใบกำกับภาษี แต่ฟรีแลนซ์อย่างเรา ถือเป็นอาชีพอิสระ ไม่จำเป็นต้องออกใบกำกับภาษี หากยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

ส่วนข้อมูลที่ควรมีในใบเสร็จรับเงิน ได้แก่

• รายละเอียดการบริการที่สอดคล้องกับใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้
• จำนวนเงินที่ได้รับ
• ระบุวันที่รับเงิน และช่องทางการรับเงิน

เอกสารทั้งสามรายการนี้ เป็นเอกสารที่จำเป็นอย่างมากในการรับงานของฟรีแลนซ์

โดยสรุปแล้ว เอกสารที่ใช้ในการรับงานของฟรีแลนซ์ นั้นมีทั้งหมด 3 เอกสารหลักๆ ได้แก่ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน ซึ่งทั้งสามเอกสารนี้มีวัตถุประสงค์และรายละเอียดปลีกย่อยที่ต้องระมัดระวังแตกต่างกัน

อ้างอิง : https://flowaccount.com/blog/documents-for-freelancers/