การควบคุมภายในกับการจ่ายเงินที่ควรมี
การควบคุมภายในกับการจ่ายเงินที่ควรมี
- ก่อนทำรายการจ่าย ควรตรวจสอบเอกสารหลักฐานว่ากิจการได้รับสินค้าหรือบริการนั้นแล้วจริง โดยตรวจสอบกับเอกสารต่างๆว่าถูกต้องตรงกันเช่นใบสั่งซื้อใบรับของใบแจ้งหนี้เป็นต้น
- ควรมีลายเซ็นผู้จัดทำและผู้อนุมัติใบสำคัญจ่ายเพื่อให้มีผู้ตรวจสอบข้อมูลอีกรอบก่อนทำรายการจ่าย
- ควรแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างฝ่ายการเงิน (ผู้รับผิดชอบในการทำรายการรับ – จ่ายเงิน) และฝ่ายบัญชี (ผู้รับผิดชอบในการบันทึกบัญชี) เพื่อให้มีการสอบยันกัน
- ควรมีการจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีรายการผิดปกติใดๆ ที่ทำให้ยอดเงินใน Bank statement ไม่ตรงกับระบบบัญชีของบริษัท
- ควรมีผู้สอบทานว่างบกระทบยอดเงินฝากธนาคารนั้นทำอย่างถูกต้อง และไม่มีรายการผิดปกติใดๆ ที่ทำให้ยอดเงินใน Bank statement ไม่ตรงกับระบบบัญชีของบริษัท
- เมื่อทำรายการจ่ายเสร็จแล้วควรมีการประทับตรา “จ่ายแล้ว” ในเอกสารประกอบากรแจ้งหนี้ทุกใบ เพื่อป้องกันการนำเสนอเอกสารชุดดังกล่าวมาทำการจ่ายซ้ำ จากการทุจริตหรือข้อผิดพลาด
- รายการจ่ายเช็คที่มีความสำคัญหรือที่มูลค่าสูงๆควรกำหนดให้กรรมการผู้มีอำนาจของกิจการเซ็นร่วมกัน เพื่อให้ช่วยกันตรวจสอบรายการจ่ายนั้น
- ควรเก็บสมุดเช็คไว้ในที่ปลอดภัย ไม่ให้ผู้ที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงได้
- ควรระบุชื่อ Supplier ลงในเช็คจ่าย และขีดฆ่า “หรือผู้ถือ” ออกด้วย
อ้างอิง : https://www.iliketax.com/ระบบควบคุมภายในการจ่าย/
